Como avisar clientes que vou tirar férias (e o sinal já pago)

Com quanta antecedência avisar as clientes?

Avise com mais antecedência do que o intervalo de manutenção dos seus serviços, o que dá cerca de um mês. Assim a cliente que estaria com a manutenção vencendo no seu período de folga ainda consegue marcar antes de você sair.

A conta vem do próprio ritmo dos serviços: unhas em gel pedem manutenção a cada cerca de 20 dias, e cílios entre 15 e 28 dias, conforme a técnica. Se você avisa só na semana anterior, quem estava no fim do ciclo fica sem opção e procura outra profissional.

Qual é a ordem certa para avisar sem bagunçar a agenda?

A ordem é fechar os dias, contatar uma a uma quem já está marcada, oferecer novas datas, resolver o sinal e só então avisar o público geral. Se o aviso público sai primeiro, as clientes já agendadas descobrem pelo story que o horário delas não existe mais.

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   Feche os dias na agenda

   Bloqueie o período inteiro, incluindo o dia de volta se você precisa de descanso. Sem isso, entra reserva nova para um dia em que você não estará.

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   Liste quem já está marcada

   Anote nome, serviço, data e valor do sinal pago de cada cliente afetada. Essa lista vira o roteiro das mensagens.

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   Fale com cada uma, uma por uma

   Mande mensagem individual, com o motivo em uma linha e duas opções de nova data, uma antes e outra depois da folga.

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   Resolva o sinal de cada uma

   Nova data aceita: o sinal acompanha. Nenhuma data serve: devolução integral, feita por você antes de ela pedir.

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   Só então avise o público geral

   Publique o aviso no status, no Instagram e no perfil do Google, com data de saída e de volta.

O que fazer com o sinal já pago quando você desmarca?

Se a cliente aceita uma nova data, o sinal passa para esse horário; se ela não aceita nenhuma, devolva o valor integral, sem prazo de aviso nem desconto. A razão é que quem descumpriu o combinado foi você, e o sinal deixa de ser garantia da cliente.

Isso tem base no Código Civil: pelo art. 418, se o descumprimento vem de quem recebeu o sinal, a outra parte pode exigir a devolução mais o equivalente, com atualização monetária, juros e honorários de advogado. Esse equivalente costuma ser resumido como devolver em dobro. Devolver rápido e por conta própria evita chegar a esse ponto, mas a cliente ainda pode exigir o equivalente. Nada aqui é parecer jurídico; se houver disputa, consulte um profissional.

Modelos de mensagem para cada situação

Use o modelo que casa com a situação, troque os dados entre chaves e mande em conversa individual, nunca em grupo. Os quatro abaixo cobrem o aviso de férias, a falta de última hora, a oferta de nova data e a confirmação de devolução.

Onde avisar além do WhatsApp?

Avise no status do WhatsApp, no Instagram e no perfil do Google, com data de saída e de volta em todos. Cada canal alcança um público diferente, e o aviso individual continua sendo obrigatório para quem já está marcada.

Se o seu WhatsApp Business tem mensagem de ausência, ligue-a com as datas de saída e de volta e o link de agendamento para depois da volta. O modelo pronto de férias está em mensagens automáticas do WhatsApp; lembre de desligar quando voltar.

Falta de última hora: doença ou emergência

Na falta de última hora, o primeiro passo é avisar quem está no seu dia, da mais próxima do horário para a mais distante, antes de qualquer aviso público. Você não tem semanas de folga para oferecer, então a mensagem precisa ser curta e ter a nova data ou a devolução já na primeira resposta.

Como não deixar a agenda vazia antes e depois da folga?

Abra a agenda das semanas seguintes à volta assim que puder, e use as semanas que antecedem a saída para atender a fila de espera e as clientes remarcadas. É o mesmo raciocínio de encaixe e retorno de outros momentos de vaga.

• Antes de sair: ofereça as datas que sobraram às clientes que estavam na fila de espera. O método está em preencher horários vagos.
• Na volta: mande convite primeiro a quem foi remarcada ou ficou sem atendimento, depois abra ao público geral.
• Na semana da volta: reserve horários para clientes fixas antes de anunciar, porque a demanda represada costuma vir toda junta.
• Depois da volta: retome o ciclo de retorno de cada cliente, como em como fazer a cliente voltar.

Se você usa o ZapSinal, o sinal pago fica registrado em cada reserva e a devolução integral pode ser feita pelo painel, com o dinheiro saindo da sua própria conta do Mercado Pago. Os dias da folga você fecha na sua agenda, seja qual for a ferramenta. O guia de agendamento online para profissionais de beleza mostra como montar essa rotina.